一臺復(fù)印機的使用時間通常在3--5年，在此期間，復(fù)印的張數(shù)又會產(chǎn)生相關(guān)的使用及維護成本,因此 單張成本 的大小決定了使用及維護成本的高低。不同類型、不同大小、容量、速度，附加功能的設(shè)備 單張成本 有很大的差異。合理的單張成本是建立在正確的選擇和有效率的服務(wù)承諾之上。

　　一般情況下，大多數(shù)公司并不真正了解使用復(fù)印機租賃的成本究竟是多少。不管怎樣，它仍是現(xiàn)代辦公室中使用最多，成本昂貴的消費品。購買之前，僅了解“所有權(quán)成本”是不夠的，昂貴的“所有權(quán)成本”并不一定能提高使用價值與效率，相反復(fù)印機使用成本中，關(guān)鍵的“單張成本”及“單張成本”的合理運用，卻容易被忽視。了解 “所有權(quán)成本” 關(guān)注 需求分析 購買是簡單的，精確預(yù)見合理的成本相當重要，關(guān)注 市場研究及評估。復(fù)印機的“使用價值”可能比“所有權(quán)價值”重要。租賃是提高使用效率的方式之一，容易且直接也比較經(jīng)濟。
　　復(fù)印機租賃作為通用型辦公設(shè)備，已經(jīng)成為一個企業(yè)或辦公室提高工作效率和改善人員工作條件的重要武器。但是，不能忽略的是：復(fù)印機不是生產(chǎn)設(shè)備，它的工作并不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和實際收入。而在使用過程中，又必須付出耗材與維修保養(yǎng)等后期投入費用。隨著工作量的增多，使用成本也會自然而然的隨之上升，對于一個現(xiàn)代化的追求高效率低強度工作方式的企業(yè)，選擇一款適合自己企業(yè)實際情況的復(fù)印機就成為了必須考慮的問題。
　　縱觀復(fù)印機市場，其產(chǎn)品價格差異很大，從高達148800元的高端復(fù)印機到只需要幾千元的A4紙型復(fù)印機都有，造成價格差異的原因則主要在于復(fù)印機的復(fù)印速度、復(fù)印效果、幅面大小和復(fù)印功能以及其提高工作效率減低勞動強度的其他附件的區(qū)別上。
　　如今的市場上復(fù)印機租賃競爭非常激烈，知名的大品牌主要有佳能、理光、美能達、松下、夏普、東芝、施樂等，而象國內(nèi)的聯(lián)想等廠家近期也開始OEM其自有品牌的復(fù)印機進入了復(fù)印機的市場，使得競爭越發(fā)殘酷起來。在現(xiàn)今中國的企業(yè)之中，每個企業(yè)或辦公室由于自身條件、規(guī)模和工作情況、工作性質(zhì)的不同，對復(fù)印機的要求也是不一樣的，在這種情況下，從眾多的各種品牌各種價位和規(guī)格的復(fù)印機中選擇出一臺適合本企業(yè)的復(fù)印機來，就需要參考復(fù)印機的各個重要參數(shù)性能指標，從多個方面考慮，結(jié)合企業(yè)本身的實際來選擇。
　　順德復(fù)印機租賃的工作速度，直接影響著工作效率的高低，而在實際應(yīng)用中，大多數(shù)復(fù)印機的價格則主要隨復(fù)印機的復(fù)印速度而上升。對于一個復(fù)印量巨大，要求工作速度和效率的企業(yè)來說，復(fù)印速度的快慢就成為選擇復(fù)印機種類的決定性因素，那么購買一臺復(fù)印速度高，預(yù)熱時間短，首張復(fù)印時間快的復(fù)印機就是最好的選擇。雖然其前期購買投入比較高，但隨著時間的推移，其高昂的價格必然會帶來高速度的工作效率。相對而言還是值得的。而對于一些復(fù)印量不大，對速度要求也不是很嚴格的企業(yè)來說，購買這樣高速度的復(fù)印機無疑是一種浪費，選擇一臺價格不高，速度適應(yīng)于企業(yè)工作量的復(fù)印機則是個不錯的方案。
　　對一個企業(yè)來說，如果為了一臺復(fù)印機而必須再花錢進行對員工的培訓(xùn)使其掌握對復(fù)印機租賃的操作和維護方法，絕對不是個好主意，一臺優(yōu)秀的復(fù)印機應(yīng)該具有簡單方便容易上手的操作方法。和容易維護的特點;中文的菜單和控制界面，人性化的控制手段，將使企業(yè)中的每一個員都可以輕松自如的操作使用它。這不但可以節(jié)約企業(yè)的培訓(xùn)費用，同時也使用戶不會為了一臺復(fù)印機而另外雇傭人手。